effizienz.io – Digitalisierungspartner für Bau und Handwerk

Von fachkräften aus der bauindustrie.

Weniger Büroarbeit. Mehr Kontrolle.

Alle Projekte im Blick.

Wir helfen Bau- und Handwerksbetrieben, weniger Zeit mit Suchen, Nachfragen und doppelten Eingaben zu verlieren. Dafür verbessern wir eure Abläufe, wählen passende Software aus und führen Informationen aus Büro und Baustelle zusammen. Wiederkehrende Aufgaben vereinfachen wir mit Automatisierung und KI. Die Einführung begleiten wir von der Einrichtung bis zur Schulung deiner Mitarbeiter.

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Kostenfreies Erstgespräch

Beispielprojekt P–024

Badsanierung

Musterstraße 12 · Hamburg

Anfrage eingegangen In Kalkulation Angebot vorbereitet Auftrag bestätigt In Umsetzung Abgerechnet

GRUNDRISS · EG

Vorkalkulation Nachkalkulation netto · Beispielwerte

Auftragswert Abgerechnet 18.400 €

Geplante Kosten Projektkosten 13.700 €

Deckungsbeitrag 4.700 € vor Gemeinkosten

Aufmaß Fotos Zeiten Material Belege

KI-Assistenz Belege automatisch zugeordnet

Neue Anfrage erhalten

Projekt automatisch angelegt

Angebot vorbereitet

Aus der Kalkulation übernommen

Zeiten synchronisiert

3 Std. 30 Min.

In Projektkosten übernommen

Dokumente verknüpft

Aufmaß & Baustellenfotos

Für die Abrechnung verfügbar

Anfrage

Kalkulation

Angebot

Auftrag

Ausführung

Abrechnung

Ein digitaler Ablauf von der 1. Anfrage bis zur Zahlung

0+

Mitarbeiter

Mitarbeiter bei effizienz.io

0+

Workflows

Automatisiert & mit KI unterstützt

0+

Softwarepartner

Softwarepartner die mit uns arbeiten

0+

Partnerbetriebe

Die auf unsere Expertise vertrauen

KENNST DU DAS AUS DEINEM BETRIEB?

Dein Betrieb läuft.

Aber deine Abläufe kosten unnötig Zeit.

Ständige Rückfragen, doppelte Eingaben und fehlende Informationen kosten dich und deine Mitarbeiter jeden Tag Zeit. Kleine Umwege summieren sich – vom ersten Angebot bis zur Rechnung und Zahlung.

— 01 / ZEITVERLUST

Dein Arbeitstag endet.

Die Büroarbeit nicht.

Tagsüber kümmerst du dich um Kunden, Mitarbeiter und Baustellen. Angebote müssen vorbereitet, Rückfragen beantwortet und Rechnungen geschrieben werden. Vieles bleibt liegen und landet nach Feierabend wieder auf deinem Schreibtisch. Während du nacharbeitest, wartet der nächste Kunde bereits auf eine Rückmeldung.

18:42 Uhr Feierabend

Offene Aufgaben

Angebot Müller fertigstellen Heute
Rechnung Projekt 2026-041 Offen
Zeiten Baustelle Schneider prüfen Fehlt
Kundenrückruf 2 verpasst

+ 3 neue Aufgaben

— 02 / SOFTWARE & DOPPELARBEIT

Eure Software läuft.

Trotzdem tragt ihr vieles doppelt ein.

Stunden werden auf Papier notiert und später im Büro noch einmal ins System übertragen. Kundendaten stehen in mehreren Programmen und müssen immer wieder neu eingegeben werden. Auch Zeiten, Material und Belege werden häufig von Hand übertragen. So fasst ihr dieselben Daten mehrfach an, obwohl sie eigentlich längst vorhanden sind.

STUNDENZETTEL

Projekt: Badsanierung Müller

Montag 7,5 Std.

Dienstag 8,0 Std.

Mittwoch 6,5 Std.

Mitarbeiter: T. Becker

Später im Büro manuell übertragen

ZEITERFASSUNG

Projekt Badsanierung Müller

Montag 7,5

Dienstag 8,0

Mittwoch 6,5

— 03 / ABHÄNGIGKEIT

Du bist der Flaschenhals.

Ohne dich geht vieles nicht weiter.

Wo sind die Fotos? Ist das Aufmaß schon da? Was wurde mit dem Kunden abgesprochen? Unterlagen und Absprachen zu einem Auftrag liegen in WhatsApp, E-Mails, auf Papier oder in verschiedenen Programmen. Wenn jemand wissen will, wie der aktuelle Stand ist, landet die Frage schnell wieder bei dir.

GESCHÄFTSFÜHRUNG

3 Rückfragen offen

BAUSTELLE

Wo finde ich die letzte Kundenabsprache?

BÜRO

Kann die Rechnung schon raus?

PROJEKTLEITUNG

Sind Fotos und Aufmaß schon vollständig?

Informationen liegen an verschiedenen Stellen

PROJEKT 2026-041

Badsanierung Müller

Abgeschlossen

Rechnung blockiert 4 Angaben fehlen

6,5 Std. offen
Aufmaß fehlt
Material fehlt
Zusatzleistung fehlt

NACH RECHNUNGSSTELLUNG

Zahlung & Mahnung prüfen Manuell

— 04 / WIRTSCHAFTLICHKEIT

Der Auftrag ist fertig.

Aber die Rechnung noch nicht.

Die Arbeit ist erledigt, aber für die Rechnung fehlen noch Zeiten, Aufmaß, Material oder Zusatzleistungen. Ist die Rechnung raus, muss häufig wieder manuell geprüft werden, ob sie bezahlt wurde und wann eine Erinnerung oder Mahnung fällig ist. So zieht sich die Abrechnung unnötig in die Länge.

WAS SICH VERÄNDERN KANN

Die gleiche Arbeit.

Weniger unnötige Schritte.

Wenn Informationen dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden, müssen deine Mitarbeiter weniger suchen, nachfragen und doppelt eingeben. So können Angebote, Baustellendokumentation und Abrechnung deutlich einfacher ineinandergreifen.

WAS SICH VERÄNDERN KANN

Die gleiche Arbeit.
Weniger unnötige Schritte.

Ob Angebote, Baustellendokumentation oder Abrechnung: So können Informationen und Abläufe sinnvoll zusammengeführt werden.

BISHER · VERTEILTE INFORMATIONEN

Für jede Antwort erst suchen.

Fotos im Gruppenchat
Welches Bild gehört zu welchem Auftrag?
Aufmaß und Notizen auf Papier
Unterlagen im Büro zusammensuchen
Rückfrage an die Baustelle
Fehlende Angaben telefonisch klären
Informationen nachtragen
Erst danach kann das Büro weiterarbeiten

Suchaufwand · Rückfragen · Nacharbeit

MÖGLICHER DIGITALER ABLAUF

Informationen direkt am Auftrag.

Fotos im Projekt erfassen
Direkt dem passenden Auftrag zugeordnet
Aufmaß digital hinterlegen
Dokumente und Angaben in der Projektakte
Informationen gemeinsam nutzen
Büro und Baustelle greifen darauf zu
Den nächsten Schritt vorbereiten
Mit einer nachvollziehbaren Informationsgrundlage

Weniger suchen · Klarere Übergaben

25+

Weitere Betriebe

Wir haben endlich Struktur im Betrieb. Ich sehe jederzeit, was läuft, was offen ist und wo ich eingreifen muss – ohne überall gleichzeitig sein zu müssen. Besonders stark fand ich, wie tief Ben unsere Abläufe verstanden hat und wie viel wir trotz größtenteils digitaler Zusammenarbeit umsetzen konnten.

Zaki Zabad

Inhaber Thermenheld

Durch die Zusammenarbeit konnten wir mehrere zeitaufwendige Abläufe deutlich effizienter gestalten. [...] Mittlerweile automatisieren wir nach und nach verschiedenste Aufgaben im Unternehmen. [...] Eine klare Empfehlung für jeden Betrieb, der die Digitalisierung nicht dem Zufall überlassen will.

Marius

Bewertung aus ProvenExpert

„Unsere Abläufe im Büro sind heute deutlich strukturierter und zeitsparender. [...] Dadurch können wir vorhandene Informationen besser weiterverwenden, müssen weniger doppelt arbeiten und jeder weiß, welcher Schritt als Nächstes folgt. [...] Was mir gefallen hat und mich zuerst unsicher gemacht hat: Es wurde nicht einfach irgendeine neue Software verkauft, sondern zuerst geprüft, was bei uns bereits vorhanden ist und wie man darauf aufbauen kann.“

Matthias

Bewertung aus ProvenExpert

Wo andere Agenturen nur Standardlösungen geliefert haben, hat Ben uns einen maßgeschneiderten KI-Workflow gebaut, der unsere Zielgruppe im Hintergrund absolut präzise filtert und vorqualifiziert… komplett ohne manuelle Arbeit. Unser Vertrieb spart jetzt täglich Stunden an manueller Recherche und kontaktiert nur noch Personen, die exakt zu unserer Zielgruppe passen. Absolute Empfehlung!

Jan Fricke

Geschäftsführer Jan Fricke Consulting GmbH

Die Lösung funktioniert im Alltag sehr gut. Unser Postfach ist strukturierter und wir verlieren weniger Zeit beim Sortieren von E-Mails. Die Antwortvorschläge passen zu unserem Wortlaut und lassen uns E-Mails schneller bearbeiten.

Andreas Eckhof

Geschäftsführer Menke Baugestellschaft mbH

Vielen Dank, Ben! Dank unserer Zusammenarbeit haben wir endlich wieder mehr Zeit für Baustellen und Kunden. Wir konnten in der Zusammenarbeit bereits eine Reihe von unterschiedlichen Abläufen automatisieren. Dadurch entstehen bei uns weniger Rückfragen und weniger hin und her kopieren von Daten und keine Samstage und Sonntage im Büro.

Alex

Bewertung aus ProvenExpert

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1/

Unsere Leistungen

So unterstützen wir deinen Betrieb.

Damit Büro, Baustelle und Software zusammenarbeiten.

Wir schauen darauf, wie ein Auftrag bei euch tatsächlich bearbeitet wird – von der ersten Anfrage über die Baustelle bis zur Rechnung. Wo Informationen fehlen, mehrfach erfasst werden oder unnötige Handarbeit entsteht, schaffen wir klarere Abläufe und setzen die passende digitale Lösung dafür um.

In Umsetzung

Projekt 2026-041

Badsanierung Müller

Fotos
Aufmaß
Absprachen

Letzte Aktualisierung · Heute 14:32

Mehr Überblick

über deine Aufträge.

Fotos, Aufmaße, Absprachen, Zeiten und Dokumente gehören zum jeweiligen Auftrag – nicht verteilt in Chats, E-Mails oder Papierordnern. Wir strukturieren, wo diese Informationen zusammenlaufen, wie Projektstände sichtbar werden und wer darauf zugreifen kann. So findet dein Team schneller, was es für den nächsten Schritt braucht.

Anforderungen

Projektübersicht
Baustellendoku
Abrechnung

Aufträge
Baustelle
Buchhaltung

Software, die zu

deinem Betrieb passt.

Wir prüfen, was ihr bereits nutzt, was davon bleiben kann und wo tatsächlich etwas fehlt. Auf Basis eurer Anforderungen wählen wir passende Lösungen aus, richten die vereinbarten Systeme ein und verbinden sie dort, wo ein sinnvoller Datenaustausch möglich ist. So entsteht eine Systemlandschaft, die zu euren Abläufen passt.

Anfrage eingegangen

Müller GmbH

Telefon / E-Mail

Kundendaten übernommen

Auftrag angelegt

Automatisiert

Weniger Handarbeit

für deine Mitarbeiter.

Stundenzettel erneut eintippen, Kundendaten mehrfach anlegen oder Unterlagen für die Abrechnung zusammensuchen: Solche wiederkehrenden Arbeiten reduzieren wir durch bessere Abläufe, passende Schnittstellen und Automatisierungen. KI setzen wir dort ein, wo sie konkrete Aufgaben übernehmen, Informationen aufbereiten oder die Bearbeitung sinnvoll unterstützen kann.

Nicht nur auswählen. Gemeinsam einführen.

Wir übernehmen die vereinbarte Einrichtung, Datenübernahme und technische Umsetzung, testen die neuen Abläufe und begleiten die Einführung im Betrieb. Deine Mitarbeiter werden anhand ihrer täglichen Aufgaben geschult, damit die Lösung nicht nur eingerichtet ist, sondern tatsächlich genutzt werden kann.

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SYSTEME & SOFTWARE

Passende Software

für deinen Betriebsalltag.

Wir prüfen zuerst, welche Systeme ihr bereits nutzt, welche Funktionen davon sinnvoll eingesetzt werden können und wo tatsächlich etwas fehlt. Wenn eine neue Lösung notwendig ist, wählen wir passende Systeme anhand eurer Anforderungen aus, richten sie ein und verbinden sie mit euren bestehenden Abläufen.

Wo Standardfunktionen nicht ausreichen, ergänzen wir die Lösung mit Schnittstellen, Automatisierungen oder KI.

HERO

Das Programm

Plancraft

ToolTime

Craftnote

Offpaper

Lexware

EasyBill

DATEV

MeisterTask

Pipedrive

Trello

MFR

ActiveCampaign

Memberspot

N8N

Make

Zapier

Vorhandene Funktionen besser nutzen.

Wir prüfen zuerst, was eure bestehende Software bereits kann und welche Funktionen noch ungenutzt sind. So vermeiden wir unnötige Softwarewechsel und zusätzliche Kosten.

Passend zu euren Anforderungen auswählen.

Wir vergleichen Softwarelösungen anhand eurer tatsächlichen Abläufe. Entscheidend ist, welche Funktionen ihr benötigt, wie gut die Programme zusammenpassen und ob eure Mitarbeiter damit arbeiten können.

Systeme sinnvoll verbinden und ergänzen.

Wir vergleichen Softwarelösungen anhand eurer tatsächlichen Abläufe. Entscheidend ist, welche Funktionen ihr benötigt, wie gut die Programme zusammenpassen und ob eure Mitarbeiter damit arbeiten können.

Digitale Abläufe für dein Gewerk.

Unser Fokus: Dein Handwerk.

Ob Kundendienst, Werkstatt, Montage oder Baustelle: Wir schauen auf die Abläufe hinter deinen Aufträgen und entwickeln passende digitale Lösungen für deinen Betrieb.

SHK & Gebäudetechnik

Elektro- & Sicherheitstechnik

Kälte- & Klimatechnik

Solar- & Photovoltaikbetriebe

Fenster-, Türen- & Rollladenbau

Glaserei & Glasbau

Tischlerei & Schreinerei

Maler & Lackierer

Trockenbau & Innenausbau

Fliesen & Naturstein

Boden-, Parkett- & Estrichleger

Metall-, Stahl- & Treppenbau

Bauunternehmen & Rohbau

Dachdeckerei & Zimmerei

Tief-, Erd- & Straßenbau

Garten- & Landschaftsbau

Gerüstbau

Abbruch & Sanierung

Dein Gewerk ist nicht aufgeführt?

Entscheidend sind deine Abläufe und Anforderungen, wir unterstützen auch andere Gewerke. Im Erstgespräch klären wir, ob und wie wir dich unterstützen können.

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SO SETZEN WIR DEIN PROJEKT UM

Von der ersten Analyse

bis zur Umsetzung im Betrieb.

Wir klären, was dein Betrieb braucht, planen die passenden Veränderungen und begleiten deren Einführung. Schritt für Schritt – mit klaren Aufgaben für uns und dein Team.

Deinen Betrieb und seine Abläufe verstehen.

Wir schauen uns an, wie eure Aufträge heute bearbeitet werden, welche Programme ihr nutzt und wo im Alltag unnötige Arbeit entsteht. Gemeinsam klären wir, welche Anforderungen dein Team hat, welche Informationen fehlen und welche Bereiche zuerst verbessert werden sollen.

Die passende

Lösung festlegen.

Aus euren Anforderungen entwickeln wir einen konkreten Umsetzungsplan. Wir prüfen, was bestehen bleiben kann, welche Systeme oder Funktionen fehlen und welche Maßnahmen sinnvoll sind. Anschließend stimmen wir Reihenfolge, Zuständigkeiten und die nächsten Schritte gemeinsam mit dir ab.

Systeme einrichten und Daten übernehmen.

Wir konfigurieren die vereinbarten Programme, bereiten benötigte Stammdaten auf und kümmern uns um die geplante Datenübernahme. Projektstrukturen, Vorlagen, Berechtigungen und weitere Einstellungen richten wir so ein, dass sie zu euren Aufgaben und Abläufen passen.

Abläufe verbinden und gemeinsam testen.

Wo es sinnvoll ist, verbinden wir Systeme und setzen vereinbarte Schnittstellen, Automatisierungen oder KI-Anwendungen um. Danach testen wir typische Vorgänge aus eurem Alltag und prüfen gemeinsam, ob Informationen richtig ankommen und die neuen Abläufe funktionieren.

Mitarbeiter schulen und die Einführung begleiten.

Dein Team lernt die neuen Abläufe anhand seiner täglichen Aufgaben kennen. Wir bereiten den Start gemeinsam vor, schulen die beteiligten Mitarbeiter und begleiten die Einführung, damit Fragen aus Büro, Werkstatt oder Baustelle direkt aufgegriffen werden können.

Im Alltag nachjustieren und weiterentwickeln.

Nach der Einführung zeigt sich, was im täglichen Betrieb bereits gut funktioniert und wo noch nachgebessert werden sollte. Einstellungen und Abläufe passen wir im vereinbarten Rahmen an. Weitere Verbesserungen priorisieren wir anschließend gemeinsam mit dir.

WARUM EFFIZIENZ.IO?

Damit Digitalisierung deinen Betrieb wirklich weiterbringt.

Wir achten nicht nur darauf, was technisch möglich ist. Entscheidend ist, ob eine Lösung zu euren Abläufen passt, sich sinnvoll einführen lässt und im Alltag von deinem Team genutzt werden kann.

Schrittweise statt alles auf einmal.

Wir priorisieren gemeinsam die Veränderungen, die für deinen Betrieb den größten Unterschied machen. Neue Systeme und Abläufe führen wir in überschaubaren Schritten ein und berücksichtigen dabei eure laufenden Aufträge, Kapazitäten und den tatsächlichen Aufwand für dein Team.

So muss nicht der ganze Betrieb gleichzeitig umgestellt werden – und ihr könnt neue Abläufe erst sauber in den Alltag übernehmen, bevor der nächste Bereich folgt.

Bestehendes zuerst verstehen.

Wir ersetzen keine funktionierende Software nur um der Digitalisierung willen. Zuerst prüfen wir, was bereits gut funktioniert, was sich besser nutzen lässt und wo tatsächlich etwas fehlt.

Machbarkeit vor Versprechen.

Schnittstellen, Datenübernahmen und technische Abhängigkeiten prüfen wir, bevor wir eine Umsetzung verbindlich zusagen. So weißt du vorher, was realistisch möglich ist.

Kosten transparent machen.

Neben unserer Leistung betrachten wir auch Softwarelizenzen, Zusatzmodule, Schnittstellen sowie relevante einmalige und laufende Kosten anderer Anbieter.

Empfehlungen in die Praxis bringen.

Du erhältst nicht nur eine Empfehlung. Je nach Projekt übernehmen wir Einrichtung, technische Umsetzung, Einführung und weitere Optimierung.

Mitarbeiter einbeziehen.

Eine technisch gute Lösung bringt wenig, wenn sie im Alltag nicht genutzt wird. Deshalb beziehen wir die betroffenen Mitarbeiter in die Einführung ein, testen typische Aufgaben und schulen anhand der Arbeit, die später tatsächlich im System erledigt werden soll.

Fragen und Schwierigkeiten aus Büro, Werkstatt oder Baustelle können so früh erkannt und während der Einführung berücksichtigt werden.

ÜBER UNS

Aus der Bauindustrie.

Für Bau und Handwerk.

Ich bin Ben Knoff, Gründer und Geschäftsführer von effizienz.io. Während meiner Ausbildung und anschließenden Tätigkeit in der Projektabwicklung bei ZÜBLIN habe ich früh erkannt, wie viel Zeit in der Baubranche durch veraltete Abläufe und unnötige Handarbeit verloren geht.

Aus eigenem Interesse beschäftigte ich mich intensiv mit Digitalisierung und Automatisierung. Als wir einen befreundeten Handwerksbetrieb vollständig digital neu aufgestellt hatten, wurde mir klar, wie viel sich durch die richtigen Lösungen im Betriebsalltag verändern lässt.

Aus dieser Erfahrung entstand effizienz.io. Heute unterstützen wir Bau- und Handwerksbetriebe dabei, ihre Abläufe zu verbessern, passende Software einzuführen und digitale Lösungen erfolgreich im Alltag umzusetzen.

Unser Standort.

Zentral in Hamburg.

Nur 100 Meter vom Hamburger Rathaus.

Alter Wall 32, 20457 Hamburg, Deutschland

DEIN NÄCHSTER SCHRITT

Finde heraus, wo dein Betrieb

unnötig Zeit verliert.

Angebote dauern zu lange, Projektinformationen liegen verstreut oder vor der Rechnung fehlen wieder Unterlagen?

Im kostenfreien Erstgespräch sprechen wir über eure aktuelle Situation, die größten Engpässe und mögliche Verbesserungen. Gemeinsam klären wir, welche nächsten Schritte sinnvoll sind und ob wir dich dabei unterstützen können.

Betriebs-Audit vereinbaren

01 – Anfrage senden

Du vereinbarst einen passenden Termin und gibst uns erste Informationen zu deinem Betrieb.

02 – Situation besprechen

Wir sprechen über eure heutigen Abläufe, vorhandene Software und die Probleme, die dich besonders beschäftigen.

03 – Nächste Schritte klären

Du bekommst eine erste Einschätzung, welche Lösungsrichtungen infrage kommen und wie es weitergehen könnte.